Cos’è l’AI Act e perché riguarda anche chi non sviluppa niente
Il Regolamento UE 2024/1689, che ormai tutti chiamano AI Act, è la prima legge organica al mondo sull’intelligenza artificiale. È entrato in vigore il primo agosto 2024 e si applica a scaglioni, con un calendario che si chiude nel 2027. Non regola una tecnologia in astratto: regola l’uso che se ne fa, e gradua gli obblighi in base al danno che quell’uso può produrre su una persona.
Quando ne parliamo con un imprenditore la reazione è quasi sempre la stessa. “Riguarda chi scrive i software, io compro e basta”. È vero solo a metà. Il regolamento distingue chi sviluppa e immette sul mercato un sistema di AI, il fornitore, da chi lo usa nella propria attività professionale, il deployer o utilizzatore. Il primo ha una lista di adempimenti lunga e tecnica. Il secondo ha una lista corta, ma non vuota, e in alcuni casi tutt’altro che banale.
Il punto che sfugge quasi a tutti è un altro. L’AI in azienda raramente arriva da una decisione consapevole. Arriva dentro il gestionale con un aggiornamento, dentro la piattaforma di email marketing sotto forma di “suggerimenti intelligenti”, dentro il software di selezione del personale che l’ufficio HR usa da tre anni senza sapere cosa c’è sotto il cofano. Il primo lavoro serio non è normativo, è di inventario.
Il calendario, e a che punto siamo ad agosto 2026
Le date sono poche e vale la pena tenerle a mente, perché la percezione diffusa è che l’AI Act sia ancora “in arrivo”. Non lo è più.
- 2 febbraio 2025: sono scattati i divieti sulle pratiche vietate e l’obbligo di garantire un livello adeguato di alfabetizzazione sull’AI al personale che la utilizza.
- 2 agosto 2025: obblighi per i fornitori di modelli per finalità generali, i cosiddetti GPAI, cioè i grandi modelli linguistici e generativi. Nello stesso periodo si è messo in moto l’impianto di governance e sono diventate operative le autorità nazionali.
- 2 agosto 2026: applicazione della gran parte del regolamento. Ci rientrano gli obblighi di trasparenza e i sistemi ad alto rischio elencati nell’allegato III, quelli che toccano lavoro, credito, istruzione e servizi essenziali.
- 2 agosto 2027: ultimo scaglione, dedicato ai sistemi di AI incorporati come componenti di sicurezza in prodotti già coperti dalla normativa europea di armonizzazione.
Quel 2 agosto 2026 è passato da meno di due settimane mentre scriviamo. Significa che gli obblighi di trasparenza sui chatbot e sui contenuti sintetici non sono più una prospettiva: sono diritto vigente, e valgono anche per l’azienda di venti dipendenti che ha messo un assistente virtuale sul sito l’anno scorso.
Una precisazione onesta, perché conviene saperlo. Da mesi a Bruxelles si discute di semplificazioni e possibili proroghe su alcune parti del pacchetto digitale, AI Act incluso. Finché una modifica non diventa testo vigente, però, il calendario da seguire è quello del regolamento. Costruire la propria pianificazione sull’ipotesi di un rinvio è il tipo di scommessa che raramente paga.
Le quattro categorie di rischio, tradotte in italiano
L’impianto è piramidale e una volta capito regge da solo.
In cima ci sono le pratiche vietate, quelle che non si possono fare e basta. Social scoring, manipolazione subliminale, sfruttamento delle vulnerabilità di una persona, categorizzazione biometrica per dedurre dati come orientamento sessuale o convinzioni religiose, riconoscimento delle emozioni sul posto di lavoro e a scuola. Sembrano scenari da film, e in parte lo sono. Ma il software che promette di misurare l’attenzione dei dipendenti in call, o il sistema di telecamere che “legge l’umore” in reparto, ogni tanto arrivano davvero in offerta. La risposta è no, e non è un’opinione.
Sotto ci sono i sistemi ad alto rischio. Qui la piccola impresa può finirci dentro senza accorgersene, e ne parliamo tra due paragrafi.
Poi c’è la fascia a rischio limitato, che è quella dove sta la stragrande maggioranza delle PMI. Gli obblighi si riducono alla trasparenza: dire alle persone che stanno interagendo con un sistema automatico o che stanno guardando un contenuto generato artificialmente.
In fondo il rischio minimo, cioè quasi tutto il resto: filtri antispam, suggerimenti di prodotto, correttori automatici, strumenti di ottimizzazione interna. Nessun obbligo specifico. Il regolamento incoraggia codici di condotta volontari, niente di più.
Fornitore o utilizzatore, e quando cambi lato senza saperlo
La distinzione tra chi produce e chi usa regge quasi sempre, ma ha tre eccezioni che vale la pena conoscere.
Diventi fornitore, con tutti gli obblighi del caso, se metti il tuo nome o il tuo marchio su un sistema di AI ad alto rischio già esistente. Ci diventi se lo modifichi in modo sostanziale. E ci diventi se ne cambi la finalità prevista in modo tale da farlo ricadere nell’alto rischio, per esempio prendendo uno strumento di analisi testuale generico e usandolo per selezionare candidati.
Il caso più realistico che incontriamo è il terzo, ed è quasi sempre involontario. Un’azienda compra un assistente conversazionale, poi qualcuno ha l’idea di collegarlo al gestionale per far decidere al sistema quali richieste di dilazione di pagamento accettare. In quel momento lo strumento ha cambiato mestiere, e chi lo ha configurato ha cambiato ruolo giuridico senza aprire un contratto.
Gli obblighi di trasparenza, quelli che toccano quasi tutti
Sono la parte dell’AI Act che riguarda concretamente la piccola impresa media, e si possono riassumere in poche righe.
Chi interagisce con un sistema di AI deve saperlo, a meno che non sia palese dal contesto. Chi guarda un’immagine, un audio o un video generato o manipolato artificialmente deve poterlo capire, e i fornitori dei sistemi generativi devono marcare i contenuti in modo leggibile dalle macchine. Chi è esposto a un sistema di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica va informato, sempre che quell’uso sia lecito.
Sul testo scritto la regola è più sfumata di come viene raccontata in giro. L’obbligo di dichiarare la generazione artificiale riguarda i testi pubblicati allo scopo di informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, e cade quando il contenuto è stato sottoposto a revisione umana e c’è qualcuno che se ne assume la responsabilità editoriale. Tradotto: la scheda prodotto e l’articolo commerciale del blog aziendale, riletti e firmati da una persona, non ricadono in quell’obbligo. Il che non toglie che dichiararlo, dove ha senso, sia una scelta ragionevole. Su come si scrive bene con questi strumenti senza finire nei guai abbiamo un pezzo dedicato ai contenuti AI e alle penalizzazioni di Google.
Il chatbot sul sito: cosa serve davvero
È la domanda che ci fanno più spesso, e la risposta delude sempre un po’ perché è semplice.
Serve che l’utente capisca, prima di scrivere, che dall’altra parte c’è un sistema automatico. Una riga nell’intestazione del widget o nel messaggio di apertura, scritta in italiano normale, non nascosta in un pannello che nessuno apre. Serve che il passaggio a un operatore umano sia possibile e visibile, che è un requisito di buon senso prima che di legge. E serve che il form o la chat siano collegati a un’informativa privacy che dica davvero cosa succede ai dati inseriti, perché lì entra il GDPR e non l’AI Act.
Un esempio reale, senza nomi. Un’azienda vicentina di componentistica ci ha chiesto di rivedere l’assistente virtuale del sito perché il fornitore glielo aveva consegnato con un nome di persona, una foto sorridente da banca immagini e nessuna indicazione che fosse un software. Funzionava benissimo. Era anche l’esempio da manuale di cosa non va più fatto: un utente che si convince di parlare con un’addetta commerciale e poi scopre di aver chattato con un modello linguistico è un problema di fiducia prima ancora che di conformità. La sistemazione è durata mezza giornata. Abbiamo raccontato l’impianto completo nell’articolo sui chatbot AI per il sito aziendale.
Marketing, contenuti e strumenti generativi
Qui la buona notizia è che quasi tutto quello che una PMI fa con l’AI in ambito marketing sta nella fascia a rischio minimo o limitato. Generare bozze di testo, riassumere richieste, tradurre schede prodotto, produrre varianti di annunci, segmentare una lista contatti: nessuno di questi usi fa scattare obblighi speciali sotto l’AI Act.
Le eccezioni sono due e vanno tenute a mente. Le immagini e i video generati artificialmente che ritraggono persone, luoghi o eventi in modo realistico vanno dichiarati, e questo comprende il volto inventato usato come testimonial e la finta foto di cantiere in una landing page. E la profilazione spinta dei clienti, quella che decide chi vede quale prezzo o quale condizione, va guardata con attenzione sul fronte GDPR anche quando l’AI Act non dice nulla, perché lì l’articolo 22 del regolamento privacy è più severo di quanto si creda.
Il rischio più concreto in questo ambito, comunque, non è la sanzione. È pubblicare informazioni sbagliate con la firma dell’azienda sotto. Ne abbiamo scritto parlando di rischi ed errori dell’AI nel marketing, e resta il motivo per cui la revisione umana non è un adempimento formale.
Recruiting e gestione del personale: qui si alza il rischio
Se c’è un punto in cui una piccola impresa italiana rischia di trovarsi nella categoria ad alto rischio senza averlo deciso, è la selezione del personale. L’allegato III ci mette dentro i sistemi usati per pubblicare offerte mirate, filtrare o valutare candidature, e più in generale quelli usati per decidere su promozioni, cessazioni del rapporto, assegnazione di compiti e monitoraggio delle prestazioni.
Chi usa uno di questi sistemi come utilizzatore deve fare cinque cose. Usarlo seguendo le istruzioni del fornitore. Affidare la supervisione a persone che hanno competenza, formazione e autorità per intervenire davvero, non a chi clicca “conferma” per prassi. Conservare i log generati dal sistema, quando li ha sotto il proprio controllo, per un periodo adeguato. Informare i lavoratori e i loro rappresentanti prima di mettere in funzione lo strumento sul luogo di lavoro. Informare le persone quando sono soggette a decisioni prese con quel sistema, e in certi casi spiegargliele.
La cosa che diciamo sempre in questi casi è di partire da una domanda pratica invece che dal testo di legge: se domani un candidato scartato chiedesse per iscritto perché, sapremmo rispondere? Se la risposta è “il software lo ha messo in fondo alla lista”, il problema è già lì, e c’è pure prima dell’AI Act, dentro il GDPR.
L’altro fronte, meno battuto ma reale nel nostro tessuto produttivo, è quello dell’AI incorporata nei macchinari. Un’azienda che produce impianti e ci mette dentro un sistema di visione artificiale con funzione di sicurezza non sta usando l’AI: la sta immettendo sul mercato dentro un prodotto già regolato. Quello scaglione scatta ad agosto 2027, il che sembra lontano e non lo è affatto per chi progetta macchine con cicli di sviluppo di due anni.
Le sanzioni, senza allarmismo e senza sconti
Le cifre girano molto e servono soprattutto a spaventare, quindi diciamo la sostanza. L’impianto sanzionatorio è costruito su fasce, e ogni fascia prevede sia un importo fisso sia una percentuale del fatturato mondiale annuo del gruppo, con applicazione dell’importo più alto tra i due. La fascia più pesante è riservata alle pratiche vietate. Una intermedia copre la violazione degli altri obblighi, trasparenza e alto rischio compresi. Una più bassa punisce le informazioni false o incomplete fornite alle autorità.
Due precisazioni contano più delle cifre. La prima è che per le PMI e le startup il regolamento prevede espressamente l’applicazione del valore più basso tra percentuale e importo fisso, non del più alto: è un correttivo pensato apposta per non schiacciare le piccole imprese. La seconda è che le sanzioni sono comunque proporzionate alla gravità, alla durata, alla dimensione dell’operatore e alla collaborazione mostrata durante l’istruttoria.
Resta il fatto che parliamo di importi commisurati al fatturato e pensati per essere dissuasivi anche per gruppi molto grandi. Per un’azienda da qualche milione di ricavi, una sanzione anche solo nella fascia intermedia è il tipo di evento che si sente in bilancio per anni.
Cosa fare adesso, in ordine di utilità
Non serve un progetto di sei mesi. Serve un pomeriggio fatto bene e poi un presidio leggero.
- Censisci gli strumenti. Chiedi reparto per reparto cosa si usa, con quale account e su quali dati. Nella maggior parte dei casi la lista è il doppio di quella che il titolare si aspettava, e almeno un paio di voci arrivano da funzioni attivate per default in software già presenti.
- Classifica ogni voce. Vietato, alto rischio, trasparenza, minimo. Le prime due categorie sono poche e si riconoscono in fretta: hanno a che fare con persone, con selezione, con credito, con biometria.
- Sistema la trasparenza. Chatbot dichiarato, contenuti sintetici marcati dove serve, informative aggiornate. È l’intervento con il rapporto tra sforzo e rischio evitato più favorevole di tutti.
- Forma le persone. L’obbligo di alfabetizzazione sull’AI è in vigore da febbraio 2025 e non è una formalità: chiede che chi usa questi strumenti ne capisca limiti, rischi e modo corretto di impiego. Un’ora fatta seriamente, con esempi presi dal lavoro vero, vale più di un corso registrato che nessuno guarda.
- Chiedi le carte ai fornitori. Documentazione, istruzioni d’uso, dichiarazioni di conformità, contratto sul trattamento dei dati. Un fornitore che ad agosto 2026 non sa risponderti su questi punti sta dicendo qualcosa di importante sul suo prodotto.
- Scrivi due pagine di regole interne e falle firmare. Strumenti approvati, dati che non entrano nei prompt, obbligo di verifica dell’output, divieto di decisioni automatiche su persone senza revisione umana, referente a cui chiedere prima di attivare qualcosa di nuovo.
Il lato privacy di questo lavoro corre in parallelo e vale la pena affrontarlo insieme, perché le domande sono le stesse: lo abbiamo messo per esteso nell’articolo su AI e GDPR negli strumenti aziendali. Se il quadro va costruito da zero, è il tipo di intervento che seguiamo nel percorso di adeguamento GDPR, e per la parte formativa nella formazione aziendale su misura.
Il fronte italiano
L’Italia si è mossa prima di molti altri con una legge quadro sull’intelligenza artificiale entrata in vigore nell’autunno 2025. Non riscrive l’AI Act, che è un regolamento e si applica direttamente, ma individua le autorità nazionali competenti e interviene su ambiti specifici come sanità, lavoro, pubblica amministrazione e professioni intellettuali, con una delega al governo per i decreti attuativi.
Per una PMI il messaggio pratico è uno solo: esistono autorità italiane con competenza su questa materia, e non è più un tema che si risolve dicendo “vediamo cosa fa l’Europa”. Quando arriverà una richiesta di chiarimenti, arriverà da Roma.
La sintesi che diamo ai clienti
L’AI Act, per la piccola impresa che usa strumenti comprati da altri, si riduce a quattro cose: sapere cosa gira in azienda, dirlo agli utenti quando parlano con una macchina, tenere una persona competente al comando dove si decide su altre persone, e formare chi usa questi strumenti. Tutto il resto del regolamento riguarda chi i modelli li costruisce.
Il vero errore che vediamo non è la non conformità. È l’inventario mancante: nessuno che sappia dire quali sistemi di AI stiano trattando dati di clienti, candidati e dipendenti in questo momento. Da lì nascono sia i problemi normativi sia quelli operativi, e si risolve con una tabella e due telefonate ai fornitori. Vale la pena farlo prima che sia qualcun altro a chiederla, quella tabella.
